Într-o eră a digitalizării continue, utilizarea semnăturii electronice a devenit din ce în ce mai comună. Semnăturile electronice oferă o soluție digitală la îndemână, rapidă și, totodată, validă din punct de vedere legal, schimbând modul în care funcționa până acum semnarea clasică, cu semnătură olografă.

În acest articol, ne propunem să analizăm care sunt tipurile de semnături electronice și utilizarea lor în practică.

1. Cadrul legal

În prezent, semnăturile electronice sunt reglementate astfel:

• La nivel european, Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE („eIDAS”);
• La nivel național, (i) Legea 455 / 2001 privind semnătura electronică și (ii) Ordinul 449/2017 privind procedura de acordare, suspendare şi retragere a statutului de prestator de servicii de încredere calificat în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014.

2. Ce este semnătura electronică

Potrivit eIDAS, prin semnătură electronică înțelegem date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna.

Este o definiție tehnică, dar la fel ca și semnătura olografă (scrisă), semnătura electronică indică intenția semnatarului de a fi obligat să respecte termenii documentului semnat.

3. De câte feluri poate fi semnătura electronică

Conform eIDAS, există trei tipuri de semnătură electronică: simplă, avansată și calificată.

Semnătura electronică simplă („SES”)

Este cel mai simplu tip de semnătură electronică prevăzut de eIDAS și presupune îndeplinirea celor mai puține cerințe, totodată oferind și cel mai scăzut nivel de securitate;

Având în vedere definiția semnăturii electronice de mai sus, pot constitui SES simpla scriere a numelui într-un e-mail sau o semnătura realizată pe o tabletă.

Semnătura electronică avansată („AES”)

Este o semnătură electronică ce îndeplinește următoarele cerințe suplimentare:

1. face trimitere exclusiv la semnatar;
2. permite identificarea semnatarului;
3. este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și
4. este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

Semnătura electronică calificată („QES”)

Este o semnătură electronică avansată care:

1. este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat; și
2. se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice emis de către un prestator de servicii de încredere calificat.

Este singura semnătură electronică ce are aceeași valoare juridică precum semnătura olografă – „de mână”;

Pretatorii de servicii de încredere calificate care oferă QES trebuie să îndeplinească anumite criterii și să urmeze o anumită procedură legală înainte de a obține acest statut; Lista prestatorilor de încredere calificați din România este disponibilă aici.

4. Semnarea documentelor conform legislației aplicabile

Distincția dintre cele trei tipuri de semnături electronice de mai sus este importantă din cel puțin două perspective: forța probantă în instanță și îndeplinirea condițiilor de formă prevăzute de legislație pentru anumite documente.

Forța probantă în instanță

Potrivit eIDAS, doar QES are efectul juridic echivalent unei semnături olografe (“de mână”), oferind astfel QES o valoare juridică mai mare decât SES și AES.

Astfel, și documentele semnate cu SES / AES vor putea fi utilizate ca probe în instanță, dar SES / AES nu vor avea aceeași forță probantă ca semnătura olografă și QES (și, cel mai probabil, se vor completa cu alte probe etc.). În acest sens, chiar eIDAS prevede faptul că unei semnături electronice nu i se poate refuza efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptată ca probă în procedurile judiciare doar din motiv că aceasta este în format electronic sau că nu îndeplinește cerințele pentru QES.

În același timp, între documentele semnate cu AES și cele semnate cu SES diferența o reprezintă tot forța probantă, în sensul în care AES reprezintă un nivel de securitate mai mare decât SES, având în vedere că îndeplinește mai multe cerințe tehnice decât SES.

Îndeplinirea condițiilor de formă

Potrivit regulii generale prevăzute de Art. 1178 din Codul Civil, contractul se încheie prin simplul acord de voință al părților, dacă legea nu impune o anumită formalitate pentru încheierea sa valabilă. Astfel spus, atunci când nu există o prevedere legală expresă în sens contrar, și un contract încheiat verbal este un contract valid.

Totuși, în anumite situații prevăzute de lege, contractul trebuie să îndeplinească forma scrisă, fie pentru validitatea sa (ad validitatem), fie pentru a putea fi probat (ad probationem). În aceste situații, contractul trebuie semnat cu QES, întrucât, numai QES îndeplinește această condiție de formă.

De asemenea, atunci când, potrivit legii, contractul trebuie încheiat în formă autentică (la notar), niciun tip de semnătură electronică nu va putea fi utilizat.

5. Ce documente pot fi semnate cu SES / AES

Poți folosi SES / AES pentru documentele / contractele pentru care legea nu cere o anumită formă. Iată căteva exemple:

• contracte de prestări servicii, cum ar fi contracte de consultanță, contracte de colaborare, contracte de marketing etc. (Art. 1851 Cod Civil);
• contracte de mandat (Art. 2013 Cod Civil);
• contracte de intermediere (Art. 2096 Cod Civil);
• contracte de vânzare sau schimb bunuri mobile care nu se înscriu în registrele publice (Art. 1650 și Art. 1763 Cod Civil);
• contracte de împrumut de folosință - comodat (Art. 2146 Cod Civil); Totuși, comodatul încheiat în formă autentică sau printr-un înscris sub semnătură privată cu dată certă constituie titlu executoriu cu privire la obligația de restituire;
• contracte de împrumut de consumație (Art. 2158 Cod Civil); Totuși, împrumutul de consumație încheiat în formă autentică sau printr-un înscris sub semnătură privată cu dată certă constituie titlu executoriu cu privire la obligația de restituire;
• acorduri de confidențialitate (en. NDA);
• note de informare GDPR.

6. Ce documente nu pot fi semnate cu SES / AES, fiind necesară QES

De exemplu, dacă vrei să închei electronic următoarele contracte, vei avea nevoie de QES:

• contracte individuale de muncă (Art. 16 Codul Muncii);
• contracte de societate / Acte constitutive, cu anumite excepții în care trebuie încheiate la notar (Art. 1884 Cod Civil / Art. 82 Legea 265/2022 / Art. 5 Legea 31/1990);
• contracte de cesiune a drepturilor patrimoniale de autor (Art. 43 Legea 8/1996);
• contracte de comision (Art. 2044 Cod Civil);
• contracte de consignație (Art. 2055 Cod Civil);
• contracte de agenție (Art. 2078 Cod Civil);
• contracte de depozit (Art. 2104 Cod Civil);
• contracte de asigurare (Art. 2200 Codul Civil);
• contracte de tranzacție (Art. 2272 Cod Civil).

7. Ce documente nu pot fi semnate cu semnătură electronică

Dacă vrei să închei, de exemplu, următoarele documente, va trebui să mergi la notar:

• testamente (Art. 1041 Cod Civil);
• contracte de donație (Art. 1011 Cod Civil);
• contracte pentru transferul drepturilor de proprietate asupra imobilelor, precum contractul de vânzare a unui imobil (Art. 1244 Cod Civil);
• contracte de întreținere (Art. 2255 Cod Civil);
• contracte de ipotecă imobiliară (Art. 2378 Codul Civil).